Pse fotot e sponsorëve duhen planifikuar që në fillim
Kur një sponsor ka një stendë, një kënd prove ose një veprimtari të vogël gjatë një ngjarjeje, fotot nuk shërbejnë vetëm si kujtim. Ato tregojnë nëse hapësira u përdor, si reaguan njerëzit dhe cilat pjesë të pranishmërisë së sponsorit u vunë re natyrshëm.
Për organizatorin, kjo ka vlerë të drejtpërdrejtë. Nga njëra anë, ju duhen materiale për përmbledhjen pas ngjarjes. Nga ana tjetër, ju duhen pamje të qarta për t’i treguar sponsorit se si u paraqit prania e tij në terren.
Problemi zakonisht nuk është mungesa e fotove. Problemi është se ato mbeten të shpërndara: në telefonat e stafit, në WhatsApp, në email, te fotografi zyrtar ose te partnerë të ndryshëm. Kur gjithçka qëndron në vende të ndara, përzgjedhja dhe dërgimi i materialeve merr më shumë kohë nga sa duhet.
Prandaj, një rregull i dobishëm është ky: nëse një foto mund të hyjë në raportin për sponsorin ose në përmbledhjen e ngjarjes, ajo duhet të ketë një mënyrë të qartë grumbullimi që përpara se të fillojë dita.
Cilat foto ia vlejnë vërtet të mblidhen
Jo çdo foto ka të njëjtën peshë. Në vend që të synoni thjesht sasi, është më e mençur të mendoni në kategori.
Pamjet që zakonisht kanë më shumë vlerë
- njerëz që ndalen dhe ndërveprojnë me stendën
- produkti ose demonstrimi në përdorim real
- pamje ku emri dhe identiteti pamor i sponsorit duken natyrshëm
- foto të një veprimtarie të shkurtër ku marrin pjesë të pranishmit
- pamje më të gjera që tregojnë atmosferën dhe lëvizjen në hapësirë
Për shembull, në një panair shpesh vlen më shumë një foto ku disa vizitorë po provojnë produktin sesa pesë foto të ngjashme të së njëjtës tavolinë. Në një konferencë, një pamje e mirë ku shihet zona e sponsorit në përdorim mund të ketë më shumë vlerë se një seri fotosh shumë të afërta vetëm me logon.
Nëse e dini që do të bëni raportim për sponsorët, vendosni paraprakisht tre lloje pamjesh që nuk doni t’i humbni: një pamje të gjerë, një çast ndërveprimi dhe një foto ku prania e sponsorit kuptohet qartë pa u dukur e sforcuar.
Si ta bëni grumbullimin të lehtë për të pranishmit
Njerëzit nuk duan të ndihen sikur po plotësojnë një detyrë. Sa më i thjeshtë të jetë procesi, aq më natyrshëm do të ndajnë materiale.
Një rrjedhë e qartë mund të duket kështu:
- Vendosni një kod QR në stendë, në tavolinën e mikpritjes ose pranë zonës ku bëhen fotot.
- Shtoni një fjali të shkurtër dhe të qetë, si: “Nëse keni bërë foto këtu, mund t’i ndani në këtë faqe.”
- Mbajeni procesin sa më të shkurtër.
- Mos kërkoni hapa të panevojshëm ose udhëzime të gjata.
Kjo është veçanërisht e rëndësishme në panaire, prezantime produkti dhe ngjarje ku lëvizja është e shpejtë. Kur dikush ndalet vetëm për pak minuta, nuk ka durim për procedura të gjata.
Në këtë pikë ndihmon edhe Momentral. Organizatori krijon ngjarjen dhe ndan një kod QR ose një lidhje. Të pranishmit e hapin faqen në shfletues. Për shikimin e ftesës dhe për RSVP nuk nevojitet as aplikacion, as llogari. Për ngarkimin e fotove në galeri kërkohet vërtetim i përdoruesit, gjë që e bën procesin më të kontrolluar.
Ku duhet vendosur kodi QR që të përdoret realisht
Shpesh nuk mjafton ta keni kodin QR diku në sallë. Rëndësi ka vendi ku e sheh njeriu në çastin e duhur.
Vende ku funksionon më mirë
- pranë stendës, aty ku njerëzit ndalojnë më shpesh
- mbi tavolinën ku bëhet demonstrimi
- te një tabelë e vogël pranë zonës së fotografimit
- te tavolina e mikpritjes, kur doni grumbullim më të gjerë për gjithë ngjarjen
Nëse sponsorët kanë zona të ndryshme, mendoni nëse ju duhet një mënyrë e përbashkët grumbullimi apo disa rrjedha të ndara. Për shumicën e rasteve, një vend i vetëm për mbledhjen e materialeve është më praktik, ndërsa renditjen sipas sponsorit mund ta bëni më pas.
Ajo që vlen të shmanget është ngarkesa me shumë zgjedhje. Nëse i kërkoni njeriut të vendosë mes shumë hapash ose shumë faqeve, gjasat janë që ta lërë për më vonë dhe pastaj të mos e bëjë fare.
Si ta organizoni punën pas ngjarjes
Pasi mbaron dita, puna e vërtetë fillon te përzgjedhja. Nëse nuk keni një rend të thjeshtë, mund të humbni kohë edhe kur materialet janë të mira.
Një mënyrë praktike pune
| Hapi | Çfarë bëni | Pse ndihmon |
|---|---|---|
| 1 | Ndani materialet sipas sponsorit ose sipas stendës | E bën raportimin më të qartë |
| 2 | Zgjidhni një grup të vogël fotosh kryesore | Shmangni dërgimin e dosjeve tepër të gjata |
| 3 | Mbani pamjet që tregojnë përdorim real | Këto vlejnë më shumë se fotot thjesht dekorative |
| 4 | Shtoni edhe video të shkurtra kur kanë kuptim | Japin më shumë gjallëri në përmbledhje |
| 5 | Shënoni pak kontekst për secilën dosje | E bën materialin më të përdorshëm më vonë |
Nëse keni disa sponsorë, krijoni dosje sipas emrit të sponsorit ose sipas stendës, jo vetëm sipas datës. Kjo ju kursen shumë kohë kur vjen momenti për të përgatitur përmbledhjen ose për t’iu përgjigjur një kërkese të veçantë.
Çfarë t’i kërkoni stafit dhe partnerëve përpara ditës së ngjarjes
Shumë probleme me fotot lindin jo gjatë ngjarjes, por gjatë përgatitjes. Kur udhëzimi është i paqartë, secili bën foto sipas mënyrës së vet dhe më pas ju mbeten shumë pamje të bukura, por jo domosdoshmërisht të dobishme.
Pikat që ia vlen të sqaroni paraprakisht
- cilat zona duhet të fotografohen patjetër
- cilat çaste janë përparësi
- a duhen foto horizontale, vertikale apo të dyja
- a kërkohen më shumë njerëz në ndërveprim apo pamje të përgjithshme
- kush i dorëzon materialet dhe deri kur
Për shembull, një sponsor mund të ketë interes të shohë produktin në përdorim. Një tjetër mund të kërkojë më shumë pamje që tregojnë frekuentimin dhe atmosferën. Sa më e qartë të jetë pritshmëria, aq më pak humbisni kohë me sqarime më pas.
Nëse përdorni një mjet si Momentral, është mirë që edhe stafi ta dijë paraprakisht se ku do të mblidhen materialet. Kjo shmang dërgimet e shpërndara në biseda private dhe e mban gjithë procesin më të rregullt.
Gabimet më të zakonshme që e vështirësojnë mbledhjen
Edhe kur keni njerëz të gatshëm të ndajnë foto, disa gabime të vogla e prishin gjithë rrjedhën.
Çfarë ia vlen të shmangni
- një proces me shumë hapa
- mbështetjen vetëm te një person për mbledhjen e gjithçkaje
- mungesën e renditjes sipas sponsorit ose sipas zonës
- vendosjen e kodit QR në një vend ku askush nuk ndalet
- pritjen deri në fund të ngjarjes për të menduar ku do të përfundojnë materialet
Një shembull i thjeshtë: keni një kënd ndërveprues, njerëzit bëjnë shumë foto, por nuk ka asnjë mënyrë të qartë për t’i ndarë aty për aty. Në fund, ju mbeten vetëm disa imazhe të rastësishme nga rrjetet sociale ose nga telefoni i dikujt në staf. Kjo nuk ju jep një pamje të plotë të asaj që ndodhi.
Si ta ruani përvojën e qetë për të pranishmit
Qëllimi nuk është t’i shtyni të gjithë të ngarkojnë foto. Qëllimi është t’u jepni një mënyrë të lehtë atyre që duan të ndajnë diçka që e kanë fotografuar tashmë.
Kjo funksionon më mirë kur kërkesa është e shkurtër, e dukshme dhe pa trysni. Një kartë e vogël mbi tavolinë, një tabelë e thjeshtë pranë stendës ose një përmendje e shkurtër nga stafi mjafton.
Nëse po përdorni paketat me pagesë të Momentral, mund të keni edhe ftesë digjitale dhe RSVP si pjesë të së njëjtës rrjedhë. Kjo mund të jetë e dobishme kur ngjarja ka edhe pjesë pritjeje ose menaxhim të të ftuarve. Paketa falas nuk i përfshin këto dy pjesë. Gjithsesi, për vetë shikimin e ftesës dhe për përgjigjen RSVP, të ftuarit nuk kanë nevojë për aplikacion apo llogari.
Kjo e bën qasjen më të lehtë, sidomos kur doni të shmangni pengesat e panevojshme.
Përfundim
Fotot nga stendat e sponsorëve kanë vlerë vetëm kur mblidhen lehtë dhe kur mund të përdoren më pas pa rrëmujë. Nëse e mendoni procesin që në fillim, përcaktoni cilat pamje kanë më shumë rëndësi dhe u jepni njerëzve një mënyrë të thjeshtë për t’i ndarë, puna pas ngjarjes bëhet dukshëm më e lehtë.
Nuk ka nevojë për një proces të rënduar. Mjafton një rrjedhë e qartë, një kod QR i vendosur mirë dhe pak rregull në përzgjedhje. Kështu fiton edhe ekipi juaj, edhe sponsori, pa u cenuar përvoja e të pranishmëve.
Pyetje të shpeshta
Si t’i mbledh më mirë fotot nga stendat e sponsorëve?
Më së miri me një mënyrë të vetme dhe të qartë: kod QR ose lidhje, një mesazh i shkurtër dhe një vend i caktuar ku dërgohen materialet. Kjo e bën procesin më të thjeshtë për të gjithë.
A duhet t’u kërkoj të gjithëve të ndajnë foto?
Jo. Zakonisht mjafton t’i ftoni vetëm ata që kanë bërë foto në një çast me vlerë. Kështu pjesëmarrja mbetet e natyrshme dhe pa trysni.
A mund t’i hapin të ftuarit ftesat dhe RSVP pa aplikacion?
Po. Shikimi i ftesës dhe përgjigjja RSVP mund të bëhen pa aplikacion dhe pa llogari.
A kërkohet llogari për të ngarkuar foto në galeri?
Po, për ngarkimet në galeri kërkohet vërtetim i përdoruesit.
Si t’i rendis materialet pas ngjarjes?
Ndajini sipas sponsorit, stendës ose zonës. Pastaj zgjidhni një grup të vogël fotosh dhe videosh që tregojnë përdorim real, atmosferë dhe praninë e sponsorit.
Kur ia vlen të përdor Momentral për këtë lloj ngjarjeje?
Kur doni një vend të vetëm për grumbullimin e fotove dhe videove, me një kod QR ose një lidhje që organizatori ua ndan të pranishmëve. Kjo e bën më të lehtë mbledhjen dhe shmang shpërndarjen e materialeve në shumë kanale.
Rreth redaksisë
Momentral Editorial Team përgatit udhëzues praktikë për mbledhjen e fotove dhe videove të të ftuarve me QR në dasma, baby shower, festa dhe evente biznesi.