Etkinlik Organizasyonu: Herkesin Bittikten Sonra Hatırladığı Kısım
Her etkinlik planı aynı başlıkları içerir. Tarih, mekân, kişi sayısı, ikram, davetli listesi, davetin nasıl iletileceği ve günün akışı. Etkinlik gününe gelindiğinde çoğu organizatör her saati düşünmüş olur.
Neredeyse hiçbiri sonraki haftayı düşünmemiştir. Oysa etkinlik tam da o hafta, orada bulunanların hafızası ve kimsenin bir araya getirmeyeceği birkaç yüz fotoğraf dışında, hiçbir yerde var olmamaya başlar.
Her seferinde aynı biten hikâye
Etkinlik ne olursa olsun akış değişmez. O akşam gruba birkaç fotoğraf düşer. Ertesi gün birkaç tane daha. Biri “kalanları atarım” der ve atmaz. İki hafta içinde kimse ikinci kez hatırlatan kişi olmak istemez ve konu orada kapanır.
Sonuçta etkinlikten geriye kalan sürüm, organizatörün kendi çektiği karelerdir. Organizasyonu siz yaptıysanız bu çok az şey demektir, çünkü bütün gün çalışıyordunuz.
Bunu önceden planlamaya değer ve on dakikadan uzun sürmez.
Alışılmış yöntemler neden yetmiyor?
Herkesten göndermesini istemek. Misafirin önce fotoğraflarını ayıklamasını, sonra bir yöntem seçmesini, sonra da hatırlamasını gerektirir. Çoğu bunu yapmaz.
Mesajlaşma grubu. Her dosyayı sıkıştırır, iyi kareleri sohbetin altına gömer ve yalnızca grupta olanlara ulaşır.
Ortak bulut albümü. Teknolojiye yakın olanlar için iyi çalışır; geri kalanları uygulama kurulumunda ya da hesap açma adımında kaybeder. Kaybedilenler genellikle fotoğraflarını en çok istediğiniz kişilerdir.
Hashtag. Yalnızca zaten herkese açık paylaşılacak olanı toplar; bu da küçük ve fazlasıyla filtrelenmiş bir bölümdür.
Bu yöntemlerin hepsi misafirden etkinlik bittikten sonra bir şey yapmasını ister. Oysa işe yarayan yöntemler bunu etkinlik sürerken, telefon zaten eldeyken ister.
Her etkinlik türünde işe yarayan düzen
QR kod ve linkle açılan tek bir ortak galeri, gerçek misafirlerle karşılaştığında ayakta kalan düzendir. Ancak etkinliğin türüne göre farklı işler görür.
Doğum günleri ve aile kutlamaları. Davetli listesi birkaç kuşağa yayılır; bu yüzden belirleyici şey hiçbir şey kurulmasının gerekmemesidir. Her masaya bırakılan bir kart, kuzenlerin olduğu kadar büyüklerin de karelerini getirir.
Nişan ve düğün öncesi buluşmalar. Çoğu zaman iki ailenin ilk kez aynı ortamda olduğu andır. O fotoğrafların değeri sonradan anlaşılır ve neredeyse hiçbir zaman bir profesyonel tarafından çekilmezler.
Kurumsal etkinlikler ve konferanslar. Katılımcılar oturumları, standı, yemeği ve koridorları fotoğraflar. Tek galeri, organizatöre bütün salonlardan aynı anda kullanılabilir malzeme verir; kimsenin sonradan dosya göndermesi gerekmez. Özel galeri aynı zamanda içeriğin sosyal medyaya dağılmak yerine kurum içinde kalmasını sağlar.
Buluşmalar ve yıl dönümleri. Değerin tamamına yakını doğal karelerdedir, çünkü resmî bir fotoğrafçı zaten yoktur. Orada bulunan herkes fotoğrafçıdır.
Şehir dışı hafta sonları ve çok günlü etkinlikler. Birkaç gün açık kalan bir galeri yolculuğu, akşamları ve aradaki anları toplar; en iyi malzeme genellikle oradan çıkar.
Kullanılmasını sağlayacak şekilde kurmak
Etkinliği oluşturun, QR kodunu ve linkini alın ve kodu misafirlerin zaten durduğu yerlere koyun: masalara, bara, insanların toplandığı noktalara. Girişteki tek pano yalnızca bir kez, üstelik misafirler paltolarını taşırken görülür.
Bir kez, erken saatte ve herkes bir aradayken sözlü olarak duyurun. Misafirin bilmesi gereken tek şey böyle bir galerinin olduğu ve hiçbir şey kurmasının gerekmediğidir; gerisi okuttuğu anda anlaşılır.
Kodun yanında linki de kullanın. Kod basılı ya da ekranda olan her şeye uygundur; link ise mesajlaşma grubuna, davete ve ertesi sabah “yükleyecektim, unuttum” diyen herkese atacağınız mesaja. İkisi de aynı etkinliği açar.
Elinizde ne kalır?
Bir sohbetin vereceği sıkıştırılmış hallerin yerine orijinal kalitede fotoğraf ve videolar. Etkinliğin yalnızca görüntüsünü değil sesini de istiyorsanız 60 saniyeye kadar sesli mesajlar. Sosyal medyaya dağılmış içerik yerine kontrolü sizde olan özel bir galeri. Ve genellikle başka türlü bilemeyeceğiniz bir şey: kimlerin katkı verdiğinin listesi.
Şu anda bir etkinlik organize ediyorsanız, planın sonradan yapılamayacak tek parçası budur. Nasıl çalıştığını etkinlik fotoğraf paylaşımı sayfasında, misafir tarafında neye benzediğini ise misafir fotoğraf yükleme sayfasında bulabilirsiniz.
Yazar hakkında
Momentral Editör Ekibi, düğünler, baby shower’lar, partiler ve kurumsal etkinliklerde misafir fotoğraf ve videolarını QR kod ile toplamayı kolaylaştıran pratik rehberler hazırlar.